Kto je Digitálny poštár a aká je jeho úloha v sieti Peppol?

V článku „Ako funguje e-faktúra v praxi“ sme predstavili cestu faktúry od vystavenia až po prijatie. Teraz sa bližšie pozrieme na Digitálneho poštára, ktorý zabezpečuje jej prenos v sieti Peppol.

Digitálny poštár je certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby, ktorý zabezpečuje pripojenie firmy do siete Peppol a doručovanie elektronických faktúr. Na tento účel prevádzkuje prístupový bod do siete a v terminológii Peppol ide o tzv. Access Point.

Medzinárodný rámec siete zastrešuje združenie OpenPeppol, na Slovensku úlohu Peppol autority vykonáva Finančné riaditeľstvo SR.

Čo robí Digitálny poštár?

Úlohou Digitálneho poštára je zabezpečiť, aby elektronická faktúra bezpečne prešla od odosielateľa až k príjemcovi. Pre používateľa pritom celý proces prebieha ideálne automaticky na pozadí.

Medzi jeho hlavné úlohy patria:

• Registrácia firiem v sieti Peppol – zabezpečuje registráciu firmy a údajov potrebných na doručovanie elektronických faktúr.
• Transformácia dát a kontrola ich správnosti – ak je potrebná transformácia, z prijatých dát vytvára XML súbor. Overuje tiež, či elektronický dokument spĺňa technické požiadavky a príslušné Peppol štandardy.
• Vyhľadanie príjemcu – zabezpečuje, aby dokument putoval k správnemu účastníkovi siete Peppol.
• Odosielanie elektronických faktúr – preberá faktúru z účtovného alebo ERP systému a doručuje ju prostredníctvom siete Peppol.
• Prijímanie elektronických faktúr – prijíma faktúry a ďalšie dokumenty zo siete Peppol a odovzdáva ich do systému príjemcu.
• Reporting na Finančnú správu SR – z prenášanej faktúry vytvára súbor s informáciami pre Finančnú správu SR označovaný ako TDD (Tax Data Document) a tento zasiela na jej Access Point.
• Bezpečný prenos dát – stará sa o bezpečnú komunikáciu medzi odosielateľom, sieťou Peppol a príjemcom. Prenos medzi Access Pointmi prebieha cez protokol AS4, ktorý zabezpečuje podpisovanie a šifrovanie správ.
• Prepojenie rôznych systémov – umožňuje, aby spolu komunikovali rôzne účtovné, ERP a fakturačné systémy bez potreby priameho prepojenia medzi každými dvoma firmami.
• Stavové správy MLS (Message Level Status) – poskytujú informáciu o prijatí alebo odmietnutí dokumentu.

Prečo je Digitálny poštár dôležitý?

Digitálny poštár je v podstate technologická spojka medzi firmou a sieťou Peppol. Zatiaľ čo používateľ pracuje vo svojom účtovnom alebo ERP systéme, Digitálny poštár zabezpečuje všetko potrebné na odoslanie a prijatie elektronických dokumentov.

Jeho cieľom je, aby bola elektronická fakturácia pre firmu jednoduchá, bezpečná a čo najviac automatizovaná.

Nejde teda len o „odoslanie faktúry“. Digitálny poštár zabezpečuje celý technický proces komunikácie – od kontroly dokumentu cez nájdenie správneho príjemcu až po jeho bezpečné doručenie do systému obchodného partnera.

Vďaka Digitálnemu poštárovi sa tak elektronická faktúra môže dostať z jedného účtovného systému do druhého bez e-mailov, papierovania a manuálneho prepisovania údajov.

MIBFORMA ako certifikovaný Digitálny poštár

MIBFORMA a.s. je certifikovaným poskytovateľom doručovacej služby. V zozname Finančnej správy SR je uvedená pod identifikátorom EFSK000004. Jej Access Point je súčasťou riešenia mib:Peppol.

Dohodnite si konzultáciu o prepojení vášho ERP systému s Digitálnym poštárom.

V nasledujúcom článku si prečítate: Ako si vybrať certifikovaného Digitálneho poštára: Nákupný sprievodca pre CFO a IT manažérov