Elektronická fakturácia je povinnosť, ktorú si musia splniť všetky firmy, na ktoré sa vzťahuje nová legislatíva. Je to zároveň príležitosť, ktorá môže pomôcť firmám zjednodušiť procesy, znížiť administratívu a zrýchliť tok dokladov. Aby však digitalizácia priniesla očakávaný efekt, nestačí vybrať riešenie, ktoré dokáže faktúru odoslať. Digitálny poštár sa stáva súčasťou finančnej a IT infraštruktúry firmy – pracuje s citlivými údajmi, prepája ERP systémy a musí byť dostupný vtedy, keď ho firma potrebuje.
Pri výbere preto treba hodnotiť nielen cenu či počet funkcií, ale najmä bezpečnosť, integráciu, mieru automatizácie, flexibilitu a garantovanú dostupnosť.
Bezpečnosť a štandardy: Základ dôvery
Najskôr si overte, či je poskytovateľ uvedený v zozname certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby Finančnej správy SR.
E-faktúry obsahujú citlivé obchodné a finančné údaje. Úroveň ich ochrany je preto jedným z kľúčových kritérií výberu. Zistite si, či dodávateľ využíva bezpečný šifrovaný prenos a či jeho riešenie dosahuje TLS A+ hodnotenie.
Dôležitým ukazovateľom je aj certifikácia ISO 27001, ktorá potvrdzuje systematický prístup k riadeniu informačnej bezpečnosti.
Pre CFO je bezpečnosť riešenia ochranou firmy pred finančnými a reputačnými škodami. IT manažér overuje, či riešenie spĺňa požadované bezpečnostné štandardy a zapadá do bezpečnostnej architektúry organizácie.
Integrácia s ERP: Minimum manuálnej práce
Skutočný prínos e-fakturácie vzniká až vtedy, keď sa faktúry nemusia manuálne prenášať medzi systémami. Digitálny poštár musí byť schopný integrovať sa s vaším ERP alebo účtovným systémom a automatizovať celý tok dokladov.
Overte si preto, či ponúka riešenie vhodné pre váš ERP systém, aké API alebo hotové konektory sú dostupné a aké sú možnosti automatického odosielania a prijímania faktúr. Zistite tiež, ako systém upozorní na nedoručený alebo chybný doklad a či je možné stav faktúry sledovať priamo v ERP.
Riešenie sa má prispôsobiť firme, nie naopak
Každá spoločnosť má inak nastavené fakturačné a schvaľovacie procesy. Pri výbere preto nestačí zistiť, čo všetko riešenie „vie“. Dôležitejšie je, ako dobre sa dokáže prispôsobiť vašim existujúcim procesom.
Pýtajte sa, či je možné nastaviť používateľské oprávnenia, pripojenie na existujúce schvaľovacie workflow, notifikácie, integračné pravidlá či spôsob spracovania výnimiek podľa potrieb vašej organizácie.
Flexibilné riešenie podporuje automatizáciu bez toho, aby firma musela zásadne meniť svoje interné procesy alebo vytvárať zbytočné manuálne kroky.
SLA a podpora: Čo sa stane pri výpadku?
Pri finančných procesoch je dostupnosť služby kritická. Dôležité preto nie je iba to, ako služba funguje za bežnej prevádzky, ale aj čo sa stane, keď nastane problém.
Pred podpisom zmluvy požadujte konkrétne parametre SLA (dohody o úrovni poskytovaných služieb). Medzi základné kritériá patria garantovaná dostupnosť, jasne definované reakčné časy pri chybách a pravidlá eskalácie.
Zistite tiež, ako dodávateľ rieši plánované odstávky, technické incidenty a prípadný výpadok. Čo sa stane s faktúrou, ktorú firma vystaví počas nedostupnosti služby? Kedy bude odoslaná? Ako zákazník zistí, že bola úspešne doručená?
Ujasnite si tiež, kto zabezpečuje aktualizácie riešenia pri zmenách legislatívy a pravidiel siete Peppol a či sú zahrnuté v cene služby.
Na čo sa opýtať dodávateľa pred podpisom zmluvy?
Pred rozhodnutím odporúčame položiť každému dodávateľovi rovnaké konkrétne otázky:
- Má vaše riešenie TLS A+ hodnotenie a firma certifikáciu ISO 27001?
- Ako sa riešenie integruje s naším ERP a aké API alebo konektory poskytujete?
- Dokážeme automatizovať odosielanie aj prijímanie faktúr?
- Do akej miery je možné riešenie prispôsobiť našim interným procesom?
- Akú dostupnosť garantujete v SLA?
- Aký je garantovaný reakčný čas pri kritickej chybe?
- Sú aktualizácie pri zmenách legislatívy a pravidiel siete Peppol zahrnuté v cene služby?
Digitálny poštár ako spoľahlivá súčasť firemných procesov
Pri výbere Digitálneho poštára CFO a IT manažér hodnotia okrem ceny za odoslanú faktúru hlavne prínosy riešenia pre firmu. Rozhodujúce je, aké riziko riešenie eliminuje, koľko manuálnej práce odstráni a akú dostupnosť a podporu dodávateľ garantuje.
Správne zvolený Digitálny poštár je súčasťou firemnej infraštruktúry, ktorá zabezpečuje doručovanie e-faktúr a poskytuje spoľahlivú oporu finančnému aj IT oddeleniu.
Spoznajte možnosti riešenia e-faktúry pre vašu firmu na mibpeppol.sk.
V nasledujúcom článku si prečítate: mib:Peppol - eFaktúra pre SAP a iné ERP systémy: Predstavenie riešenia e-fakturácie