V článku mib:Peppol – e-Faktúra pre SAP a iné ERP systémy sme sa venovali architektúre riešenia mib:Peppol. Teraz sa na riešenie pozrieme z pohľadu používateľa a predstavíme si rôzne spôsoby práce s nástrojmi mib:Peppol.
Používateľom sú k dispozícii dve prostredia:
mib:Cockpit – aplikácia v systéme SAP určená najmä pre bežných používateľov. Poskytuje prehľadný monitoring odoslaných a prijatých faktúr, ich stavov a prípadných chýb spracovania.
mib:Peppolbox – webové rozhranie dostupné prostredníctvom internetového prehliadača. Je určené najmä pre administrátorov a podporu na detailnejšiu analýzu prenosov, stavov dokumentov a technických chýb.
Uvedomujeme si, že používatelia majú rôzne pracovné návyky a každý preferuje vlastný spôsob práce v systéme SAP. Preto je riešenie mib:Peppol, resp. jeho modul mib:Cockpit navrhnutý tak, aby sa dal prispôsobiť rôznym prevádzkovým potrebám.
Automatické odosielanie na pozadí: Preferujete zaužívaný a efektívny spôsob práce a nechcete prepínať do nových transakcií? Alebo vystavujete denne veľký počet faktúr a nemáte kapacitu priebežne sledovať elektronické dokumenty?
Je možné nastaviť dávkové úlohy na pozadí, ktoré zabezpečia odosielanie dokladov bez potreby manuálne vstupovať do aplikácie mib:Cockpit. V prípade chyby alebo výnimky môže systém používateľa informovať prostredníctvom nakonfigurovanej notifikácie.
Manuálne odosielanie a sledovanie stavov: Chcete mať proces odosielania elektronických faktúr plne pod kontrolou a priebežne sledovať jeho stav?
Aj tento spôsob práce je podporovaný. Prostredníctvom mib:Cockpitu môžete faktúry odosielať manuálne, sledovať stavy ich spracovania a pracovať s prijatými dokladmi bezprostredne po ich doručení do systému.
Zobrazenie prijatej faktúry: Ako si pozriete obsah prijatej elektronickej faktúry?
V mib:Cockpite si môžete zobraziť prijatú faktúru v prehľadnej PDF podobe vytvorenej z údajov XML dokumentu. Finančný tím tak môže skontrolovať hlavičkové aj položkové údaje bez potreby čítať zdrojové XML.
História spracovania a dokumenty: Potrebujete spätne skontrolovať, čo sa s faktúrou dialo?
V mib:Cockpite si môžete zobraziť históriu spracovania faktúry aj súvisiace súbory – XML faktúry, potvrdenia o prenose a dokument TDD pre Finančnú správu SR. Podklady na spätnú kontrolu tak máte k dispozícii priamo v systéme SAP.
Prístup podľa účtovného okruhu: Pracujete vo väčšej spoločnosti s viacerými účtovnými okruhmi, s ktorými pracujú rôzni používatelia?
mib:Cockpit podporuje riadenie prístupových oprávnení na úrovni účtovného okruhu. Je tak možné zabezpečiť, aby používatelia mali prístup iba k dokumentom a činnostiam, na ktoré sú oprávnení.
Preverenie chyby prenosu: Potrebujete zistiť, prečo sa prenos faktúry nepodaril?
V mib:Peppolboxe môžete vyhľadať konkrétny doklad a pozrieť si stav a históriu jeho prenosu, súvisiace dokumenty aj podrobné logy. Administrátor alebo podpora tak má k dispozícii údaje potrebné na preverenie problému.
Pri individuálnych požiadavkách sme flexibilní. Možnosti prispôsobenia, časovú náročnosť a prácnosť realizácie posudzujeme podľa konkrétnych potrieb firmy.
Pozrite si komentovanú video ukážku odoslania a prijatia faktúry v SAPe. Ďalšie video ukážky práce s riešením mib:Peppol nájdete medzi ďalšími príspevkami na našom webe.
V nasledujúcom článku sa dozviete viac o rámcovom porovnaní riešení mib:Peppol a SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC).